Questa circolare “in una pagina” riassume, con un linguaggio semplice, le regole principali sulle trasferte di lavoro: quando si parla di trasferta, come gestire rimborsi e nota spese e quali accortezze adottare, soprattutto dopo le novità sulla tracciabilità dei pagamenti in vigore dal 2025.
In parole povere, la trasferta è uno spostamento temporaneo per esigenze di lavoro in un luogo diverso dalla sede abituale (di regola, fuori dal comune della sede). In questi casi l’azienda può riconoscere rimborsi o indennità, ma è importante che le spese siano coerenti con la trasferta e correttamente rendicontate.
Indice dell’articolo
- Trasferte di lavoro: introduzione
- Tabella – Trattamento fiscale e contributivo trasferte di lavoro (con esempi)
- Trasferte di lavoro: checklist operativa
- Trasferte di lavoro: checklist operativa
- Conclusione
Trasferte di lavoro: introduzione
Dal 1° gennaio 2025, per alcune spese (in particolare vitto, alloggio e taxi/NCC in Italia) diventa centrale anche come si paga: se manca la tracciabilità quando richiesta, il rimborso può diventare imponibile (con riflessi su IRPEF e contributi).
Da ricordare:
- Conservare sempre i giustificativi (fatture/ricevute e titoli di viaggio).
- Indicare in nota spese data, luogo, causale, importo e modalità di pagamento.
- Pagare in modo tracciabile quando richiesto (soprattutto vitto/alloggio e taxi/NCC in Italia).
Tabella – Trattamento fiscale e contributivo trasferte di lavoro (con esempi)
| Caso | Non imponibile (IRPEF e contributi) – esempi | Quando scatta l’imponibilità (assoggettamenti) – esempi |
| Trasferta fuori dal comune – rimborso analitico (a piè di lista) | Rimborsi di spese documentate relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto (e altre spese nei limiti previsti), se inerenti alla trasferta.
Esempio: hotel e cena pagati con carta (aziendale o personale) + fattura/ricevuta allegata alla nota spese. Dal 2025, per le spese sostenute in Italia di vitto/alloggio e di viaggio/trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi/NCC) è richiesta anche la tracciabilità del pagamento. |
Assoggettamento a IRPEF e contribuzione per le somme rimborsate prive dei requisiti (inerenza/documentazione e, dove richiesto, tracciabilità) e per eventuali eccedenze oltre i limiti delle “altre spese”.
Esempio: cena in Italia pagata in contanti e rimborsata a piè di lista → possibile imponibilità del rimborso. |
| Trasferta fuori dal comune – indennità forfetaria (diaria) | Non imponibile entro i limiti di legge: € 46,48 al giorno (Italia) e € 77,47 al giorno (estero), al netto delle spese di viaggio e trasporto rimborsate.
Esempio: diaria Italia € 40/giorno + rimborso biglietto treno documentato → non imponibile. |
Assoggettamento a IRPEF e contribuzione per la parte di indennità che eccede i limiti giornalieri. Le indennità per trasferte nel comune (salve le spese di viaggio/trasporto documentate) sono in via generale imponibili.
Esempio: diaria Italia € 60/giorno → imponibile la quota eccedente € 46,48. |
| Trasferta fuori dal comune – sistema misto (diaria + rimborso vitto e/o alloggio) | La soglia di esenzione della diaria si riduce a: € 30,99 (Italia) / € 51,65 (estero) se è rimborsato o fornito gratuitamente vitto o alloggio; a € 15,49 (Italia) / € 25,82 (estero) se sono rimborsati o forniti gratuitamente sia vitto sia alloggio.
Esempio: rimborso hotel (documentato e pagato con carta) + diaria Italia € 25/giorno → diaria non imponibile (entro € 30,99). Per i rimborsi analitici (es. vitto/alloggio) valgono anche documentazione e, dove richiesto, tracciabilità. |
Assoggettamento a IRPEF e contribuzione per la parte di diaria che eccede le soglie ridotte e per i rimborsi analitici privi dei requisiti (documentazione e, dal 2025, tracciabilità per le spese interessate se sostenute in Italia).
Esempio: rimborso hotel ok + diaria Italia € 40/giorno → imponibile la quota eccedente € 30,99. |
| Trasferta nel comune della sede di lavoro | In generale, i rimborsi/indennità concorrono al reddito, salvo i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto se comprovate e documentate (incluso, se ricorrono le condizioni, il rimborso chilometrico calcolato su basi oggettive).
Esempio: rimborso biglietto metro/treno per spostamento di lavoro nel comune, con titolo di viaggio conservato → non imponibile. |
Assoggettamento a IRPEF e contribuzione per indennità e rimborsi diversi dalle spese di viaggio/trasporto comprovate e documentate, nonché per rimborsi privi di idonea prova.
Esempio: “indennità” per spostamento nel comune senza titolo di viaggio → imponibile. |
| Tracciabilità (dal 1° gennaio 2025) – spese rilevanti | Per mantenere la non imponibilità dei rimborsi al dipendente è necessario che le spese di vitto e alloggio e quelle di viaggio/trasporto effettuate mediante taxi/NCC (autoservizi pubblici non di linea) siano pagate con strumenti tracciabili, quando sostenute in Italia.
Esempio: taxi in Italia pagato con carta e ricevuta allegata → rimborso non imponibile (fermi gli altri requisiti). Restano esclusi dall’obbligo (ferma la documentazione) i costi di viaggio con trasporto pubblico di linea (es. treno, aereo, autobus) e i rimborsi chilometrici. Esempio: biglietto aereo pagato con bonifico/carta e conservato; oppure rimborso km calcolato su tabelle ACI → fuori dall’obbligo specifico di tracciabilità (restano inerenza e documentazione). |
Se il pagamento non è tracciabile quando richiesto, i relativi rimborsi possono diventare imponibili con assoggettamento a IRPEF e contribuzione; possono inoltre verificarsi riflessi sulla deducibilità dei costi in capo all’azienda.
Esempio: taxi/NCC in Italia pagato in contanti e rimborsato → possibile imponibilità del rimborso. |
Trasferte di lavoro: checklist operativa
Per l’azienda (HR/amministrazione)
- Regole interne: definire (o aggiornare) CCNL/accordi/policy su autorizzazioni, massimali, tipologie di spese rimborsabili e modalità (analitico/forfetario/misto).
- Ordine di missione: formalizzare luogo, durata e finalità (anche via e-mail) e indicare le regole di rimborso applicate.
- Controlli: verificare inerenza, documentazione e congruità; dal 2025 verificare anche la tracciabilità per le spese interessate (in particolare vitto/alloggio e taxi/NCC in Italia).
- Nota spese: richiedere campi minimi (data, luogo, causale, importo, modalità di pagamento) e allegati ordinati.
- Conservazione: assicurare archiviazione e reperibilità dei giustificativi (anche digitali) secondo le procedure aziendali.
Per i dipendenti
- Prima di partire: verifica autorizzazione/ordine di missione e regole di rimborso (analitico/forfetario/misto).
- Paga tracciabile: per vitto/alloggio e taxi/NCC in Italia usa carta/bonifico/mezzo tracciabile; evita il contante salvo casi eccezionali.
- Conserva i giustificativi: fatture/ricevute, titoli di viaggio, ricevute taxi/trasporti; per l’estero conserva anche documenti in valuta/lingua.
- Compila la nota spese: per ogni voce indica data, luogo, causale, importo e modalità di pagamento; separa eventuali extra personali.
- Invia nei tempi: trasmetti nota spese e allegati secondo le procedure aziendali e conserva copia.
La presente circolare ha finalità informative e non sostituisce le valutazioni da effettuarsi sul singolo caso concreto. Per chiarimenti o per l’assistenza nell’impostazione/aggiornamento delle procedure di gestione delle trasferte (nota spese, tracciabilità dei pagamenti, controlli e conservazione documentale), lo Studio resta a disposizione.
Conclusione
Gestire correttamente le trasferte di lavoro oggi non significa solo rimborsare una spesa, ma proteggere l’azienda da errori, contestazioni e costi fiscali evitabili. Proprio per questo è fondamentale avere procedure chiare, note spese compilate correttamente e pagamenti tracciabili quando richiesto dalla normativa. Se vuoi verificare che la gestione delle trasferte nella tua impresa sia davvero in regola, il supporto di un professionista può fare la differenza.
Contatta Studio STF per ricevere un confronto operativo sulla tua situazione e capire come impostare in modo corretto rimborsi, controlli interni e documentazione. Studio STF offre anche consulenza del lavoro, ha sede a Saronno ed è contattabile al numero 02 868 820 44 o via mail a info@studiostf.net.